Уничтожение кадровых документов

Любая организация имеет в своем составе отдел кадров, в котором накапливается огромное количество документов. Основная часть этих документов является конфиденциальной, так как содержит личные данные. В число таких документов входят личные дела сотрудников, различные приказы и инструкции. Хранить весь объем документов неограниченное время фактически невозможно и нецелесообразно. Поэтому все документы имеют свои сроки хранения, по истечению которых они могут быть уничтожены.

Как правило, в организациях планируются определенные дни, когда производится уничтожение кадровых документов. При этом ведется письменный учет всех подлежащих уничтожению документов. Такой учет подразумевает под собой сохранение информации о наименовании документа, его времени, месте и способе уничтожения. Чаще всего уничтожение производится комиссионно и подтверждается подписями всех членов комиссии в соответствующем акте.

Зачастую способ уничтожения документации определяется руководителем организации. Он не является принципиальным при обеспечении надлежащего уничтожения. Однако, не все способы могут обеспечить надлежащее уничтожение. Например, сжигание большого количества документов будет довольно трудоемким и длительным процессом. Кроме того, для этого способа нужно соответствующее место, где будут соблюдены правила пожарной безопасности.

Современным и надежным способом уничтожения любой бумажной документации является использование специальных машин, которые называют шредеры. Механизм таких машин предназначен для необратимого уничтожения бумажных документов и превращает их в измельченную субстанцию. Такой способ уничтожения не требует обеспечения дополнительных мер безопасности и занимает короткий промежуток времени.